De New Way of Working bij AG - AG Employee Benefits
Jan Heyvaert, Chief HR & Sustainability Office, bespreekt de New Way of Working die AG vanaf september 2021 invoert.

Gepubliceerd op 24/08/2021

DELEN

New Way of Working: AG werkt enthousiast aan nieuwe start

​Nu de vaccinatiecampagne in België al flink gevorderd is, lanceert AG de eerste fase van de New Way of Working. Vanaf 6 september 2021 zullen alle AG-medewerkers twee dagen per week op kantoor werken. Wat zijn de gevolgen van dit nieuwe evenwicht voor AG en zijn medewerkers? Welke andere stappen van de New Way of Working wil AG in de toekomst invoeren? Jan Heyvaert, Chief HR & Sustainability Office, beantwoordt deze vragen exclusief voor u.

​
Hoe zou je het afgelopen anderhalf jaar intern bij AG samenvatten?

Tijdens en na de eerste lockdown waren we heel tevreden omdat AG de continuïteit van zijn activiteiten had kunnen verzekeren. In feite waren we heel snel operationeel, omdat onze logistiek perfect op punt stond. Alle medewerkers konden bijna meteen 'normaal' van thuis uit werken. Daar waren we dus heel tevreden over.

AG ging in 'overlevingsmodus' en ik moet toegeven dat de eerste golf vrij goed verlopen is. De eerste lockdown, die ongeveer 2 maanden heeft geduurd, was minder zwaar en minder lang dan de tweede. Die heeft zo'n 5 maanden geduurd en toen was het winter en waren ook de kinderen thuis. Tijdens de eerste golf hadden de mensen ook het gevoel dat de zomer er snel zou aankomen en dat ze gewoon even moesten volhouden.


Heeft COVID-19 de manier van werken bij AG veranderd?

Bij AG heeft de gezondheidscrisis onze manier van werken niet compleet veranderd. De medewerkers moesten enkel plots vijf dagen per week telewerken. Ons bedrijf was al gedigitaliseerd vóór de eerste lockdown. Dus toen telewerken werd veralgemeend, waren we goed voorbereid. De lockdown heeft alles wat we al kenden, zoals videoconferentievergaderingen, gewoon versneld en doen toenemen. Puur op het vlak van change management heeft HR vijf tot tien jaar gewonnen. 

Een paar maanden voor COVID-19 hadden we Connect AG gelanceerd, een soort Facebook alleen voor AG-medewerkers, en in het begin deden we acties om het gebruik te stimuleren. Tijdens de lockdown zijn het management en de medewerkers van AG deze tool massaal beginnen gebruiken. Er zijn veel initiatieven ontstaan om met elkaar in contact te blijven, zoals SmallTalk of ShareTheFlag. En intussen is het platform uitgegroeid tot dé ideale plaats om allerlei info met collega's te delen en met elkaar in contact te blijven. Zonder COVID-19 denk ik niet dat Connect AG vandaag zo succesvol zou zijn.

​

Welke veranderingen voorzie je in de werkorganisatie bij AG in het najaar?

Echte transformaties kornen er strikt genomen niet, omdat veel dingen al bestonden. Op kleinere schaal zullen er misschien wijzigingen zijn. Er waren destijds bijvoorbeeld discussies over het feit of onze activiteiten al dan niet gewoon kunnen doorgaan via veralgemeend telewerk en over het feit of teammanagers kunnen volgen en controleren wat er in hun teams gebeurt wanneer iedereen thuis werkt. Door COVID-19 zijn die vragen nu niet meer relevant. Ook het debat over de verwezenlijking van een gebruikersvriendelijke ruimte voor innovatie, opleiding en dynamische interactie tussen collega's - de AG Campus - is definitief van de baan. De crisis heeft aangetoond dat AG-medewerkers soms hun dagelijkse werk moeten loslaten om zich op andere zaken te kunnen concentreren. 

Omgekeerd kwamen er na de tweede lockdown andere vragen voor het management van AG. Bijvoorbeeld: hoeveel dagen op kantoor en in telewerk? Wat met de hybride werkweken binnen elk team (wie werkt er thuis en wie komt er naar kantoor?)? Wat telkens weer naar bovenkomt in de gesprekken is het verlies van verbondenheid tussen de collega's. Nu telewerken voortaan de norm is, is het onvermijdelijk dat fysieke interactie tussen collega's zal afnemen.

​

"De lockdown heeft alles wat we al kenden, zoals videoconferentievergaderingen en telewerk, gewoon versneld en doen toenemen. Op het vlak van change management heeft HR vijf tot tien jaar gewonnen."


​Wat is jouw visie op the New Way of Working bij AG voor de toekomst?

Op dit moment kan niemand voorspellen hoe de werkorganisatie er over zes maanden bij AG zal uitzien. Wat wel zeker is, is dat voor de bedrijfscultuur en de samenhorigheid bij AG, veralgemeend telewerk de hele week moeilijk is en zorgt voor isolaite en verbroken verbinding. Natuurlijk gelooft AG in digitalisering, maar we zijn ook een familiebedrijf waar mensen de behoefte hebben om elkaar fysiek te zien en te spreken. We moeten er alles aan doen om dat te behouden. Dat betekent dat de New Way of Working moet passen in onze bedrijfscultuur.


Hoe pak je het aan om de interne identiteit van AG te beschermen?

We hebben besloten dat de AG-medewerkers vanaf begin september 2021 verplicht zullen zijn om ten minste twee dagen per week naar kantoor te komen, waarvan één een soort teamday is waarop alle leden van een team elkaar fysiek ontmoeten. Tussen de twee coronagolven hadden we één teamdag per week georganiseerd en dat werkte goed. De medewerkers voelden duidelijk de behoefte aan interactie op kantoor, dus organiseerden ze die dag hun eigen teammeeting. Onze strategie voor de New Way of Working is dan ook duidelijk gebaseerd op het aantal dagen op kantoor en het aantal dagen telewerk. Nu deze beslissing is genomen, kunnen we aan de slag en de rest organiseren, zoals bijvoorbeeld welke taken thuis of op kantoor worden uitgevoerd. Door dit hybride werken (kantoor-telewerk) kunnen de medewerkers hun taken aanpassen aan de omgeving waarin ze werken. 

Wat de werkomgeving betreft, moet de organisatie van de open spaces, van de vergaderzalen en zelfs van de kitchenettes op de verdiepingen zeker worden herbekeken. En wat met de capaciteit van onze gebouwen nu de meeste medewerkers thuis werken? Als we de medewerkers willen aanmoedigen om terug te komen naar kantoor, moeten we de werkomgeving aanpassen en ervoor zorgen dat ze graag terugkomen. De eerste feedback die ik kreeg was dat je perfect licht, een perfecte akoestiek en gezonde lucht nodig hebt. 

Ik ben mij ervan bewust dat de meningen zullen verschillen. Een ideale werkomgeving of weekorganisatie bestaat niet, maar we doen ons best om ervoor te zorgen dat iedereen zijn plaats en geluk vindt wanneer hij of zij naar kantoor komt. 


Is elk team dan vrij om zijn werkweek te organiseren? Of zijn het opgelegde dagen?

In onze visie op de New Way of Working geven we carte blanche aan de managers om dit zelf in te vullen. De behoeften zijn voor elk team verschillend, bijgevolg ook de organisatie. Maar wat vaststaat is dat iedereen twee dagen per week naar kantoor komt. Managers beslissen dus samen met hun collega's welke dag hun teamdag wordt en of hybride werk (kantoor-telewerk) binnen hun team mogelijk is. De andere dag kan het tweede teamdag zijn of een hybride teamdag of een individuele dag. Iedereen zal dus een nieuw evenwicht moeten vinden met nieuwe gewoonten. Sommige medewerkers slagen er niet in de switch te maken tussen thuis en kantoor, bij anderen lukt dat meteen. Ook de grens tussen werk en privéleven is aan het veranderen. Iedereen zal zijn eigen ritme en geluk moeten vinden op dat vlak. 

Ik geloof echt dat verbinding en fysieke interactie essentiële onderdelen van de AG-cultuur moeten blijven, ook al zal iedereen wat water bij de wijn moeten doen.


"Een ideale werkomgeving bestaat niet. Maar we doen ons best om ervoor te zorgen dat iedereen zijn plaats en geluk vindt wanneer hij of zij naar kantoor komt.”  
​


Hoe zien de medewerkers de terugkeer naar kantoor? Zijn ze enthousiast?

Nogmaals, dit hangt af van persoon tot persoon. Sommige medewerkers willen absoluut terug naar kantoor, anderen willen enkel terug naar kantoor als er ook collega's zijn, en nog anderen willen liever thuis blijven werken. Een paar weken geleden hebben we een interne enquête gehouden. Meer dan 60% van de respondenten zei dat zij hun collega's op kantoor weer wilden zien. 30% zei dat zij nog altijd een beetje bang waren voor de gezondheidssituatie, en ten slotte wilde 10% van de respondenten helemaal niet meer naar kantoor komen.

Tot slot, je bent net benoemd tot Chief Sustainability Office. Daarnaast was je al Chief HR. Wat is het verband tussen duurzaamheid en human resources?

De grootste gemene deler van HR en duurzaamheid is, volgens mij, de mensen. Het is gemakkelijk om deze twee concepten samen te brengen, want het is in deze afdelingen dat we onze bedrijfscultuur uitbouwen. Veel van de ESG-criteria - Environment, Social, Governance - waarmee we werken, zijn eigenlijk concepten waarbij mensen zijn betrokken. 

Wat we buiten AG tonen en communiceren, duurzaamheid, lokale impact, merkimago, ...  vinden we ook terug binnen onze gebouwen, of het nu is tussen collega's, welzijn op het werk, ... of met onze partners en klanten. Daarnaast betekent onze visie op de New Way of Working ook dat de medewerkers van AG deze duurzame bedrijfscultuur naar buiten moeten uitdragen.